Eigenschaften und Verantwortlichkeiten eines Rezeptionisten

Die Rezeptionistin arbeitet in einer Organisation, einem Büro oder einer administrativen Unterstützungsposition im Allgemeinen in der Lobby oder im Wartebereich des Unternehmens oder der Organisation. Die grundlegende Aufgabe dieser Person besteht darin, Besucher, Kunden und sogar Patienten in einer Organisation oder einem Krankenhaus zu empfangen und zu begrüßen. Daher ist die Person, die diesen Job erledigt, als Empfangsdame bekannt.

Die Aufgaben einer Empfangsdame an der Rezeption sind vielfältig. Sie beantwortet Fragen zum Unternehmen sowie zu den Richtlinien, Produkten und Dienstleistungen des Unternehmens. Weitere Aufgaben sind die Weiterleitung der Besucher zu den Personen, die sie treffen möchten, das Aussortieren und Bearbeiten aller Post, der Anrufbeantworter, die Festlegung von Terminen für den Chef und für Personen, die mit den Führungskräften des Unternehmens in Kontakt treten möchten. Archivierung als auch Verwaltung von Aufzeichnungen, Dateneingabe und auch verschiedene Aufgaben der Bürokommunikation wie die Bearbeitung von Faxen und E-Mails.

In bestimmten Büros und Organisationen hat der Rezeptionist auch finanzielle Aufgaben, einschließlich der Buchhaltung. Manchmal führt die Empfangsdame auch "Sicherheitspflichten" aus, wie die Überprüfung der Identität der Mitarbeiter, die Ausstellung von Ausweisen an die Besucher sowie die Beobachtung und Meldung von verdächtigen Aktivitäten oder Personen, auf die sie möglicherweise stößt.

Da sie das Gesicht des Unternehmens oder der Organisation ist und der erste Geschäftskontakt ist, den eine Person beim Betreten des Büros trifft, muss sie immer ein Gefühl der Ruhe und höflichen Professionalität ausstrahlen. Zu den persönlichen Qualitäten, die sie mitbringen muss, gehören ein gepflegtes und makelloses Erscheinungsbild, Liebe zum Detail, die Fähigkeit, mit Situationen auf ausgereifte Weise umzugehen, ein Gefühl der Loyalität gegenüber der Organisation, Zuverlässigkeit und auch eine positive Einstellung.

Stellenbeschreibung der Rezeptionistin bedeutet, mit unterschiedlichen Arten von Menschen mit unterschiedlichen Ansprüchen und Persönlichkeiten umgehen zu müssen. Gleichzeitig wird von der Rezeption erwartet, dass sie Multitasking beherrscht, was stressig sein kann. In einigen Organisationen oder Unternehmen wird die Position der Rezeptionistin als nützlich angesehen, während in anderen Organisationen das Berufsprofil als eine Position angesehen wird, die sowohl Glamour als auch Raffinesse ausstrahlt.

Eine intelligente Rezeptionistin nutzte die Gelegenheit während ihrer Arbeitszeit, um sich mit der Arbeitsweise des Büros vertraut zu machen und langsam und stetig auf höhere Positionen und Verwaltungsaufgaben im Büro vorzurücken. In einer kleinen Arzt- oder Anwaltskanzlei müsste sie jedoch auch andere Aufgaben und Verantwortlichkeiten wie die des Büroleiters übernehmen. In der Hotellerie, die rund um die Uhr arbeitet, ist der Rezeptionist, der die Nachtschicht macht, dafür verantwortlich, das Tageskonto zu konsolidieren und zu melden. Dies wird als Nachtüberwachung bezeichnet.

Einige der Merkmale, die für diesen Job unerlässlich sind, sind ausgezeichnete Telefonkenntnisse und Umgangsformen, eine klare und ansprechende Stimme, ausgeprägte technische Fähigkeiten und Bürokenntnisse. Wenn sie von Natur aus taktvoll, diplomatisch und höflich ist, ist sie auf jeden Fall eine Bereicherung für die Organisation.

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