7 Schritte zur Implementierung einer neuen Telefonanlage

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Business-Telefon-Systeme sind in der Regel lebenswichtig für den Puls eines Unternehmens. Unternehmen müssen im Durchschnitt zwischen fünf und sieben Jahren den Prozess des Kaufs und des Übergangs von einer Telefonanlage zu einer anderen durchlaufen. Ob ein Unternehmen sein altes digitales System aufrüstet, ein VoIP-fähiges System installiert oder Hosted PBX oder Virtual PBX von gehosteten VoIP-Providern implementiert, ist der Übergang in der Regel mühsam. Dies muss jedoch nicht der Fall sein. Hier sind einige Schritte, die die Störung beim Wechsel der Telefonanlagen reduzieren:

1. Warten Sie nicht bis zur letzten Minute, um eine Entscheidung über das Telefonsystem zu treffen. Anbieter von Telefonanlagen werden fast jedem Installationszeitraum zustimmen, um einen Verkauf zu tätigen. Je weniger Zeit sie jedoch haben, desto schlechter wird die Installation. Die Planung einer korrekten Installation benötigt Zeit, die nicht immer unter der Kontrolle des Anbieters oder gehosteten VoIP-Anbieters steht. Kleine Systeme benötigen mindestens 3 Wochen für die Vorbereitung. Größere Systeme benötigen mehr Zeit und einige benötigen möglicherweise mehrere Monate. Wenn der Telefondienst von einem Träger zu einem anderen umgeschaltet wird, sollte die Zeit für das Portieren von Telefonnummern in die Gleichung einbezogen werden. Transportunternehmen sollten in der Lage sein, die Zeit bis zum Hafen zu schätzen, die bis zu 60 Tage dauern kann.

2. Identifizieren Sie alle Telefonleitungen und was sie tun. Dies sollte vor der Entscheidung über das Telefonsystem geschehen sein. Wenn es nicht getan wurde, tun Sie es sofort. Verwenden Sie Telefonrechnungen oder rufen Sie den Local Exchange Carrier (LEC) an, um die Leitungen und Nummern zu identifizieren. Wenn es immer noch Unsicherheiten in Bezug auf bestimmte Leitungen und Schaltungen gibt, rufen Sie sie an. Beseitigen Sie alle, die nicht verwendet werden, und stellen Sie sicher, dass das neue System oder der Hosted PBX-Dienst alle erforderlichen Funktionen enthält.

3. Kennen Sie den Installationszeitplan neuer Telefonleitungen. Werden die neuen Schaltkreise rechtzeitig für die Installation der neuen Telefonanlage bereit sein? Jede Art von Telefonschaltung erfordert unterschiedliche Hardwarekomponenten innerhalb des Telefonsystems. Besteht die Möglichkeit, dass die neuen Schaltkreise nicht bereit sind, besprechen Sie mit dem neuen Telefonanlagenanbieter, wie die alten Schaltkreise mit dem neuen System gehandhabt werden.

4. Sind alle Einzel- und Abteilungsnotwendigkeiten erfüllt? Hoffnungsvoll hat der neue Telefonsystemverkäufer geholfen, alle individuellen und Abteilungsnotwendigkeiten zu überprüfen, um sicherzustellen, dass die neue Telefonanlage oder Hosted PBX Service sie behandeln könnte. Überprüfen Sie jede Abteilung, um sicherzustellen, dass ihre Bedürfnisse bekannt sind. Organisieren Sie, wie Einzelpersonen und Abteilungen jedes Telefonsystem oder Virtual PBX-Feature verwenden.

5. Wisse, wer welche Art von Telefon bekommt. Wenn verschiedene Modelle von Telefonen gekauft wurden, entscheiden Sie sich vor der Installation, wer innerhalb des Unternehmens jede Art von Telefon erhalten wird. Stellen Sie sicher, dass das Telefon mit den Funktionen der einzelnen Personen oder Abteilungen arbeitet.

6. Stellen Sie sicher, dass das Netzwerk für VoIP-Telefone bereit ist. Wenn das neue Telefonsystem VoIP-Telefone mit einem IP-fähigen Telefonsystem oder einen Hosted PBX-Dienst von einem Hosted VoIP-Provider umfasst, überprüfen Sie das Datennetzwerk, um sicherzustellen, dass es für den VoIP-Verkehr bereit ist. Existiert eine Datenverkabelung für alle Telefonstandorte? Verfügen Remote-VoIP-Benutzer außerhalb des Büros über Breitband-Internet? Wie verbinden sich die Telefone des entfernten VoIP-Benutzers mit dem IP-fähigen Telefonsystem? Wird es dem Internet ausgesetzt sein? Verbunden über privates Netzwerk, VPN oder Session Border Controller? Kennt Ihr Telefonverkäufer diese Antwort?

7. Durchführung eines Implementierungstreffens mit dem Projektmanager des Verkäufers. Das Implementierungstreffen stellt sicher, dass sich alle auf derselben Seite befinden. Termine sollten für die Installation während des Meetings festgelegt werden. Wissen Sie, wie lange der Übergang stattfinden wird. Wird es während des Geschäftstages, nach Stunden oder am Wochenende stattfinden? Wie werden Anrufe während des Übergangs beantwortet? Darüber hinaus sollten die Antworten zu den Schritten 2 bis 6 diskutiert werden.

Telefonische Systemübergänge können aufregend und schmerzhaft zugleich sein. Obwohl das Befolgen dieser 7 Schritte keine perfekte Installation garantiert, reduziert es die Wahrscheinlichkeit von bösen Überraschungen.

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